文件管理的難題

一間企業一定會產生許多文件，且這些文件的量只會越來越多，不會有減少的趨勢，真是讓人看就頭大。如何幫這些文件找一個家呢？

傳統的處理方式是買一堆資料夾、資料盒和資料櫃，一件件分門別類、標上名稱、種類、部門等文件資訊後，再一個個歸檔。

歸檔後就真能代表文件都分類好了嗎？分類的標準又是什麼呢？一份文件在不同人的手上會有不同的分類方式，要怎樣才能確保一份文件的相關人員都知道文件的擺放位置？

就算大家都知道某份文件的位置好了，但並不是每個人員都對該份文件有一樣的操作權限，有人可以編輯、有人只能瀏覽、有人負責審核、有人還能匯出檔案帶著走等等，這些文件的權限您要怎樣分配和管理？總不能每個人都丟一副鑰匙，上面寫著＜你只能瀏覽＞、＜你只能列印＞。

或者你可以請一個負責管理文件使用的管理員，但這又是一筆支出，且又無法保證管理員的素質一致外，還有教育訓練的支出、人員流動性等人為因素都會嚴重影響到文件管理的效果。